Problem
Sąd rejestrowy wszczyna postępowanie przymuszające i wzywa zarząd spółki — pod rygorem grzywny. Chodzi o sprawozdanie finansowe za miniony rok obrotowy. Tymczasem spółka przez cały ten rok miała zawieszoną działalność gospodarczą, nie zatrudniała pracowników i — poza biernym oczekiwaniem na „swój czas” — nic się w niej nie działo. Słowo klucz to sprawozdanie zawieszonej spółki.
Odpowiedź jest krótka: Najczęściej należy takie wezwanie wykonać i uzupełnić brak. Są jednak sytuacje, w których sprawozdania finansowego w ogóle nie trzeba było sporządzać, a postępowanie przymuszające powinno zostać umorzone. Aby skorzystać z drugiego scenariusza trzeba sądowi wyjaśnić jego podstawy.
Dlaczego może nie być sprawozdania finansowego
Mechanizm zwolnienia opiera się na dwóch powiązanych ze sobą przepisach:
Art. 12 ust. 3b ustawy o rachunkowości — można nie zamykać ksiąg rachunkowych za rok obrotowy, w którym działalność jednostki przez cały czas pozostawała zawieszona, chyba że jednostka:
- dokonuje odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, albo
- występują inne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym.
Art. 231 § 6 ksh — zwyczajne zgromadzenie wspólników nie musi się odbyć, jeżeli łącznie spełnione są trzy przesłanki:
- działalność spółki była zawieszona w całym roku obrotowym podlegającym ocenie,
- nie doszło do zamknięcia ksiąg rachunkowych na koniec tego roku,
- wspólnicy powzięli uchwałę wyrażającą zgodę na nieodbycie zwyczajnego zgromadzenia.
Wniosek: brak obowiązku zamknięcia ksiąg → brak sprawozdania finansowego → nie ma czego zatwierdzać → nie ma czego składać do KRS. Sprawozdanie finansowe sporządza się dopiero po zamknięciu ksiąg (art. 45 ust. 1 uor). Jeżeli więc spółka skutecznie skorzystała z art. 12 ust. 3b uor, obowiązek z art. 69 uor (złożenie sprawozdania w KRS) w ogóle nie powstaje.
Dwa warunki
Dość często zdarza się, że spółki zbyt pochopnie sięgają po art. 12 ust. 3b uor. Nawet jeśli spółka nie działa, trudno zmieścić się w ramach zwolnienia.
a. Zawieszenie działalności spółki przez cały rok obrotowy
„Przez cały czas” — to znaczy od 1 stycznia (lub innego pierwszego dnia roku obrotowego) do 31 grudnia, bez jednego dnia przerwy. Zawieszenie złożone w trakcie roku albo wznowienie przed jego końcem zamyka drogę z art. 12 ust. 3b.
b. Brak „zdarzeń majątkowych lub finansowych”
Choć domyślnie spółka w okresie zawieszenia działalności naturalnie może m.in.:
- przyjmować należności,
- zbywać środki trwałe i wyposażenie,
- osiągać przychody finansowe (np. odsetki od lokat),
- regulować zobowiązania (do tego ma wręcz obowiązek).
to każde z tych zdarzeń — nawet drobne odsetki bankowe, zapłata podatku od nieruchomości, ujęcie różnicy kursowej od salda walutowego — to „zdarzenie wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym”. Jeżeli wystąpiło, art. 12 ust. 3b uor nie ma zastosowania, księgi trzeba było zamknąć, sprawozdanie sporządzić i złożyć do KRS.
To samo dotyczy odpisów amortyzacyjnych — jeśli spółka ma środki trwałe i kontynuuje amortyzację bilansową w okresie zawieszenia, nie skorzysta ze zwolnienia.
Uchwała wspólników o nieodbyciu zwyczajnego zgromadzenia
Brak obowiązku zamknięto ksiąg i brak sprawozdania finansowego za rok obrotowy, nie zwalnia automatycznie z obowiązku odbycia zwyczajnego zgromadzenia. Potrzebna jest osobna uchwała wspólników wyrażająca zgodę na taki scenariusz. Umowa spółki nie może z góry przesądzać tej kwestii ani delegować jej do zarządu lub rady nadzorczej — kompetencja wspólników w tym zakresie jest wyłączna. Uchwałę można oczywiście podjąć w trybie obiegowym (art. 227 § 2 ksh) – bez odbycia zgromadzenia.
Bez tej uchwały zwyczajne zgromadzenie powinno się odbyć — nawet jeśli przez cały rok działalność była zawieszona i księgi nie zostały zamknięte.
Jak odpowiedzieć sądowi gdy spółka spełnia warunki
Pismo procesowe do sądu rejestrowego powinno:
- Wskazywać na art. 12 ust. 3b uor i obejmować oświadczenie, że spółka skorzystała z uprawnienia do niezamykania ksiąg za rok obrotowy.
- Wskazać na spełnienie warunków — że w roku objętym wezwaniem nie dokonywano odpisów amortyzacyjnych ani umorzeniowych i nie wystąpiły inne zdarzenia o skutkach majątkowych lub finansowych.
- Wskazać na związek pomiędzy zamknięciem ksiągi i obowiązkiem sporządzenia sprawozdania finansowego — skoro księgi nie zostały zamknięte, sprawozdanie finansowe nie powstało, a obowiązek z art. 69 uor nie zaktualizował się.
- Obejmować wniosek o umorzenie postępowania przymuszającego na podstawie art. 355 w zw. z art. 13 § 2 kpc — wobec bezprzedmiotowości postępowania.
Wzór
W odpowiedzi na wezwanie z dnia […] sygn. […] wyjaśniam, że spółka […] nie miała obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego za rok […]. W całym […] roku działalność spółki była zawieszona. W całym […] roku spółka nie dokonywała odpisów amortyzacyjnych, umorzeniowych ani nie wystąpiły inne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym. Dlatego spółka zastosowała przepis art. 12 ust. 3b ustawy o rachunkowości upoważniający ją do niezamykania ksiąg rachunkowych za rok […]. Zastosowanie tego przepisu wyklucza obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego za rok […]. W tym stanie wnoszę o umorzenie postępowania przymuszającego (art. 355 w zw. z art. 13 § 2 kpc).
Czego nie robić
- Nie ignorować wezwania w nadziei, że sąd „odpuści” albo sam sprawdzi przesłanki zwolnienia od obowiązku złożenia sprawozdania finansowego. To droga do wymierzenia grzywny.
- Nie powoływać się na zawieszenie ogólnikowo. Zawieszenie działalności nie oznacza automatycznie braku obowiązku złożenia sprawozdania finansowego. Trzeba podać sądowi fakty, z których spółka wywodzi zwolnienie i wystąpić o umorzenie postępowania przymuszającego.
Podsumowanie
Zawieszenie działalności przez cały rok obrotowy daje spółce realną możliwość uniknięcia obowiązków sprawozdawczych gdy w spółce faktycznie nic się nie działo w sensie księgowym. Wyjaśnienie sądowi podstaw faktycznych zwolnienia oznaczać będzie umorzenie postępowania przymuszającego.
Więcej wpisów można obejrzeć tutaj.